Regulamin warsztatów biznesowych w ramach projektu "Łączy na Małopolska"

§1 Postanowienia ogólne
 

1. Organizatorami warsztatów (zwanych w dalszej części Wydarzeniem) są: Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce (00-549 Warszawa, ul. Piękna 24/26A, NIP: 5252120120, KRS: 0000152119) oraz Meeting Planner Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Złota 9/30, 00-019 Warszawa, NIP: 521 34 99 316, REGON: 141567708), zwani w dalszej części regulaminu Organizatorami.
2. Celem Wydarzenia jest nawiązywanie kontaktów biznesowych pomiędzy oferentami usług dla rynku spotkań z województwa małopolskiego, a profesjonalnymi organizatorami wydarzeń pracującymi w agencjach eventowych, marketingowych, biurach podróży, firmach szkoleniowych oraz po stronie klientów korporacyjnych (planistami spotkań), pochodzącymi z innych regionów Polski.
3. Wydarzenie odbędzie się w dniu 8 październka 2020 roku w Starej Zajezdni Kraków (ul. Świętego Wawrzyńca 12, Kraków).
4. Wydarzenie odbędzie się w ramach projektu "Łączy nas Małopolska" realizowanego przez Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce w ramach otwartego konkursu ofert Małopolska Gościnna 2020 – IV edycja.

§2 Rejestracja na Wydarzenie
 

1. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny dla firm, spełniających poniższe warunki:
   A.  Jest przedsiębiorcą z minimum dwuletnim doświadczeniem w zakresie turystyki biznesowej, posiadającym swoją siedzibę nieprzerwanie na terenie województwa małopolskiego od co najmniej 1 roku.
   B. Prowadzi w dniu złożenia formularza rejestracyjnego działalność gospodarczą w zakresie turystyki biznesowej (konferencje, seminaria, szkolenia, targi, imprezy firmowe, podróże motywacyjne).
2. Organizatorzy mogą zażądać dodatkowych dokumentów bądź oświadczeń, potwierdzających spełnienie warunków opisanych w pkt. 1, o ile uznają ich złożenie za konieczne.
3. Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest wypełnienie formularza rejestracyjnego na stronie www.malopolska.syskonf.pl. Zgłoszenia dokonane inną drogą będą przez Organizatorów odrzucane.
4. W Wydarzeniu może wziąć udział jeden przedstawiciel każdej zaproszonej i zarejestrowanej firmy. W przypadku zmiany osoby biorącej udział w wydarzeniu w ramach firmy, należy niezwłocznie przesłać taką informację wraz z danymi kontaktowymi tej osoby na adres info@meetingplanner.pl (nie później niż do dn. 7 października 2020 do godz. 13:00).
5. Rejestracji uczestników można dokonywać do dnia 2 października 2020 r., lub do wyczerpania limitu miejsc ustalonego przez Organizatora (20). 
6. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminem.
7. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych przez osobę dokonującą zgłoszenia, a w szczególności za błędy w imionach, nazwiskach i danych kontaktowych uczestników Wydarzenia, błędy w nazwie firmy. W przypadku wprowadzenia błędnych danych zaleca się kontakt pod adresem: info@meetingplanner.pl.​

§3 Prezentacja uczestników warsztatów
 

1. Promocja firm biorących udział w warsztatach biznesowych będzie odbywała się w dwóch formach:
   A. Prezentacja firmy o długości 120 sekund, przeprowadzona przed wszystkimi uczestnikami Wydarzenia.
   B. Indywidualne rozmowy z planistami spotkań przy stolikach.
2. Uczestnik powinien przygotować prezentację oferty swojej firmy na maksymalnie 3 slajdach w pliku pptx (format 16:9), bez zaszytych plików video. Plik z prezentacją należy wysłać e-mailem na adres info@meetingplanner.pl do dn. 6 października 2020 r. do godz. 13:00. W przypadku nie przesłania pliku w wymaganym terminie lub przesłania pliku niezgodnego ze specyfikacją, prezentacji firmy dokonać będzie można w formie ustnej, bez dodatkowych materiałów wizualnych.
3. Indywidualne rozmowy z planistami spotkań odbywać się będą przy stanowiskach zapewnionych przez organizatora. Stanowiska do rozmów oznaczone będą logotypami prezentujacych się firm, pod warunkiem przysłania pliku z logotypem na adres info@meetingplanner.pl do dn. 6 października do godz. 13:00.
4. Uczestnicy będą mieli możliwość korzystania podczas indywidualnych rozmów z planistami spotkań z własnych materiałów promocyjnych oraz wręczania pakietów z reklamami i upominkami.
5. Uczestnicy będą mogli przekazać nagrody w postaci voucherów lub zestawów upominkowych na konkurs z nagrodami dla planistów spotkań, który odbędzie się po rozmowach biznesowych.
6. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość zmiany formy warsztatów biznesowych w zależności od liczby zgłoszeń.

§4 Ochrona danych osobowych
 

1. Dane osobowe osób zgłaszających udział firmy i uczestników Wydarzenia przechowywane i przetwarzane są w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia.
2. Uczestnik wyraża zgodę na przesłanie następujących danych osobowych, zgłoszonych za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, planistom spotkań biorącym udział w Wydarzeniu: imię i nazwisko, firma, stanowisko, telefon, e-mail.
3. Administorami danych osobowych są Organizatorzy wydarzenia.
4. Uczestnikowi przysługuje prawo do: dostępu do treści danych osobowych, modyfikacji / sprostowania danych, usunięcia danych poprzez kontakt z adresem: redakcja@meetingplanner.pl.
5. Administrator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.​

§5 Organizacja Wydarzenia
 

1. Wydarzenie będzie filmowane i fotografowane przez Organizatora. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunków uczestników w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Wydarzenia.
2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za należące do uczestników przedmioty zagubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.
3. Uczestnicy są zobowiązani do zachowania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, w szczególności do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP, ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy uczestników podczas Wydarzenia. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i majątkową za szkody spowodowane swoim działaniem lub zaniechaniem.

§6 Odwołanie lub zmiana terminu Wydarzenia
 

1. W przypadku konieczności przesunięcia terminu Wydarzenia lub jego odwołania, Organizator niezwłocznie skontaktuje się z uczestnikami, informując o ewentualnym nowym terminie.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty poniesione przez uczestnika i jego przedstawicieli w związku z planowanym udziałem w Wydarzeniu, w szczególności za: bilety lotnicze lub PKP, rezerwacje hotelowe, przygotowanie materiałów promocyjnych. 

§7 Procedury bezpieczeństwa w związku z epidemią COVID-19
 

1. Organizator Wydarzenia zobowiązuje się do przestrzegania w procesie jego organizacji wszelkich wytycznych sanitarnych dotyczących konferencji, targów i spotkań biznesowych.
2. Uczestnicy, ze względu na ryzyko epidemiologiczne, zobowiązani są:
   a. Zakrywać nos i usta w czasie całego Wydarzenia i korzystać ze środków do dezynfekcji rąk;
   b. Nie wchodzić na teren miejsca Wydarzenia z objawami jakiejkolwiek choroby zakaźnej;
   c. Odstąpić od uczestnictwa w Wydarzeniu, jeżeli w ciągu ostatnich dwóch tygodni mieli kontakt z osobą chorą na Covid-19;
   d. Poddawać się procedurom kontroli stanu zdrowia eliminującym ryzyko zarażenia;
   e. Stosować się do wszelkich procedur sanitarnych wprowadzonych przez Organizatora na miejscu wydarzenia.
3. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących stanu zdrowia Uczestnika, w tym podwyższonej temperatury ciała, ostateczną decyzję na temat możliwości udziału podejmują Organizatorzy.
4. Brak akceptacji przez Uczestnika procedur bezpieczeństwa lub niestosowanie się do powyższych zasad może skutkować odmową udziału w Wydarzeniu lub wydaleniem danego uczestnika z Wydarzenia w czasie jego trwania, bez prawa do jakiejkolwiek rekompensaty.
5. Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że Organizator może przekazać dane Uczestników odpowiednim służbom państwowym w przewidzianych prawem okolicznościach i że dane te nie mogą zostać przez niego usunięte przez min. 14 dni po Wydarzeniu.

§8 Postanowienia końcowe
 

1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 23 września 2020 roku.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie w prawo do dokonywania zmian w niniejszym regulaminie Wydarzenia, zobowiązując się jednocześnie do poinformowania o zmianach wszystkich zarejestrowanych uczesnitków.
3. Wszelkie spory wynikłe na tle stosowania niniejszego regulaminu mogą zostać poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego Rzeczypospolitej Polskiej, właściwego dla siedziby Organizatora.